Viðbragðsteymið skal rannsaka mál sem til þess berast, gæta jafnræðis og meðalhófs og skila af sér niðurstöðu svo fljótt sem verða má.
Þær aðgerðir sem gripið er til í ferli máls eru almennt í samráði við þann aðila sem meint brot beinist gegn samkvæmt tilkynningu (meintur þolandi). Trúnaðar er gætt um það sem fram kemur í viðtölum, eftir því sem kostur er. Viðbragðsteymið leitar samþykkis viðmælenda sinna ef þörf er talin á að miðla upplýsingum sem fram koma í viðtölum vegna úrvinnslu málsins.
Við tilkynningu skal viðbragðsteymið bjóða þeim sem tilkynnir um grun um einelti, kynbundna áreitni, kynferðislega áreitni eða ofbeldi, á fund sinn. Berist tilkynning frá öðrum aðila en þeim sem brotið er gegn skal teymið bjóða þeim aðila sem talið er að hafi orðið fyrir einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni eða ofbeldi (meintur þolandi) á fund og kanna afstöðu til tilkynningarinnar.
A – Fyrstu skref í kjölfar tilkynningar og óformleg málsmeðferðEf starfsmaður eða nemandi LHÍ telur sig hafa orðið fyrir háttsemi sem viðkomandi telur vera einelti (eða eineltistilburði), kynbundna áreitni, kynferðislega áreitni og/eða ofbeldi og sú háttsemi er í tengslum við samskipti innan skólans, getur viðkomandi haft samband við mannauðsstjóra LHÍ og óskað eftir viðtali við meðlim/meðlimi viðbragðsteymis LHÍ. Tilgangur viðtals er að veita nemandanum/starfsmanninum tækifæri á að ræða upplifun sína og fá ráðgjöf og/eða upplýsingar um möguleg úrræði.
Dæmi um úrræði sem unnt er að grípa til í kjölfar slíks samtals:
- Ráðgjöf um að leita stuðnings/handleiðslu hjá viðeigandi sérfræðingum.
- Samtal viðbragðsteymis LHÍ við þann/þá sem samskiptavandi snýr að
- Sáttamiðlun
- Formleg málsmeðferð sett af stað, sbr. B-liður.
Framangreind úrræði eru ekki tæmandi, enda hvert mál ólíkt. Viðbragðsteymið kannar ávallt afstöðu þess sem leitar til teymisins um viðbrögð sem teymið leggur til hverju sinni.
Ef tilkynning felur í sér grun um refsivert athæfi leiðbeinir viðbragðsteymið um að kæra megi háttsemina til lögreglu.
B – Formleg málsmeðferðFormleg málsmeðferð skal vera til samræmis við þær kröfur sem gerðar eru í reglugerð nr. 1009/2015.
Ef nemandi eða starfsmaður LHÍ telur sig hafa orðið fyrir einelti, kynbundinni áreitni, kynferðislegri áreitni eða ofbeldi getur viðkomandi lagt fram formlega kvörtun og óskað eftir því að málið verði sett í svokallaða formlega málsmeðferð.
Markmið formlegrar málsmeðferðar er að reyna að komast að því hvort háttsemi teljist vera einelti, kynbundin áreitni, kynferðisleg áreitni eða ofbeldi, í skilningi reglugerðar nr. 1009/2015.
Við formlega málsmeðferð vegna tilkynningar um einelti skal viðhafa eftirfarandi málsmeðferð:
1. Tilkynning berst. Val á úrvinnsluaðila.
Viðbragðsteymi LHÍ annast almennt um formlega málsmeðferð vegna kvörtunar /tilkynningar um einelti, kynbundna áreitni, kynferðislega áreitni eða ofbeldi. Teymið skal þó ávallt taka til skoðunar þegar kvörtun berst hvort tilefni standi til þess að óska eftir að utanaðkomandi aðilar annist málsmeðferðina.
Vísað er til þeirra sem annast formlega málsmeðferð sem úrvinnsluaðila.
2. Fyrsti fundur með meintum þolanda
Meintum þolanda skal boðið á fund úrvinnsluaðila.
Leitast skal við að afla ítarlegra upplýsinga um málavexti frá meintum þolanda og skal viðkomandi boðið að afhenda gögn sem tengjast umkvörtunarefninu. Ef úrvinnsluaðili telur þörf á skal jafnframt bjóða meintum þolanda að nefna aðila sem viðkomandi telur að geti upplýst um atvik sem umkvörtunarefnið snýr að.
Meintur þolandi skal upplýstur um fyrirkomulag formlegrar málsmeðferðar. Úrvinnsluaðili skal tryggja að meintur þolandi sé upplýstur um það að nafngreina þurfi hann við meinta gerendur. Þá skal upplýsa meintan þolanda um meðferð gagna og málsmeðferðina að öðru leyti.
Á fyrsta fundi með meintum þolanda skal leitað eftir afstöðu til þess hvort tilefni sé til að gera breytingar á starfs- eða námsaðstæðum á meðan á málsmeðferðinni stendur. Skal úrvinnsluaðili meta þörf á því í kjölfar fundarins.
3. Fundur með meintum geranda / meintum gerendum
Funda skal með meintum geranda / gerendum og leita afstöðu þeirra til umkvörtunarefnis. Einnig skal honum/þeim gefinn kostur á því að leggja fram gögn og ef úrvinnsluaðili telur þörf á skal gefa kost á því að nefna samstarfsfólk eða nemendur sem geti mögulega upplýst atvik þau sem umkvörtunarefnið snýr að.
Þá skal leita eftir afstöðu meints geranda til þess hvort tilefni sé til að gera breytingar á starfs- eða námsaðstæðum á meðan málsmeðferð stendur. Skal úrvinnsluaðili meta þörf á því í kjölfar fundarins.
4. Frekari upplýsingaöflun
Ef úrvinnsluaðili telur þörf á breytingum á starfs- eða námsaðstæðum meðan málið er til meðferðar skulu úrvinnsluaðilar upplýsa viðeigandi stjórnendur LHÍ um það mat, sem ákveða hvort og þá hvaða breytingar verði gerðar.
Úrvinnsluaðilar skulu í kjölfar funda með meintum þolanda og meintum geranda afla frekari gagna og upplýsinga eftir því sem þörf er á, þ.m.t. funda með öðrum starfsmönnum eða nemendum eftir því sem þörf er á til að upplýsa málið.
5. Geymsla gagna og trúnaður við aðila
Í formlegri málsmeðferð eru teknar fundargerðir, gögnum safnað og upplýsingar sem fram koma við málsmeðferðina skráðar, s.s. um hvar, hvenær og hvernig einelti, kynbundin áreitni, kynferðisleg áreitni eða ofbeldi er talið hafa átt sér stað. Öll slík gögn eru geymd á rafrænan hátt á læstu drifi sem eingöngu úrvinnsluaðilar hafa aðgang að. Ef gögn eru geymd á pappírsformi skulu þau geymd í læstum hirslum.
Trúnaðar er gætt í allri málsmeðferð eftir því sem kostur er. Úrvinnsluaðilar, þeir sem rætt er við í formlegri málsmeðferð og hverjir aðrir sem upplýsingar hafa um mál skulu því gæta trúnaðar og ekki ræða málið við aðra en úrvinnsluaðila. Aðgangur aðila máls að gögnum og upplýsingum um málið er samkvæmt 7. gr. reglugerðar nr. 1009/2015, í því felst að hlutaðeigandi starfsmenn og/eða nemendur eiga rétt á að fá aðgang að upplýsingum og gögnum í málinu að teknu tilliti til laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
6. Niðurstaða
Viðbragðsteymi LHÍ eða eftir atvikum annar úrvinnsluaðili kemst að niðurstöðu á grundvelli fyrirliggjandi gagna og upplýsinga sem fram koma við málsmeðferðina um það hvort um hafi verið að ræða einelti, kynbundna áreitni, kynferðislega áreitni eða ofbeldi í skilningi reglugerðar nr. 1009/2015.
7. Viðbrögð við niðurstöðu
Þegar niðurstaða liggur fyrir skal viðbragðsteymi LHÍ ávallt meta þörf á endurskoðun viðbragðsáætlana skólans, efla fræðslu innan skólans eða hvort leita þurfi leiða til að bæta samskiptahætti. Á það við hvort sem niðurstaða máls er sú að um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni eða ofbeldi hafi verið að ræða eða ekki.
Þegar einelti, kynbundin áreitni, kynferðisleg áreitni eða ofbeldi er staðfest skal viðbragðsteymið eða eftir atvikum annar úrvinnsluaðili kynna niðurstöðuna fyrir þolanda, geranda og viðeigandi stjórnendum LHÍ. Úrvinnsluaðili getur mælt með tilteknum úrræðum og viðbrögðum en stjórnendur skólans taka ákvörðun og bera ábyrgð á þeim viðbrögðum sem gripið er til.
Þolandi er almennt upplýstur um þau úrræði sem viðbragðsteymið leggur til , eftir því sem kostur er m.t.t. trúnaðar. Í sumum tilvikum er leitað samráðs við þolanda um úrræði, ef það á við.
Dæmi um úrræði:
- Lausnamiðuð leið fyrir þolanda og geranda t.d. í formi viðtala.
- Almenn fræðsla og umfjöllun um samskipti.
- Sáttafundir með aðstoð þriðja aðila.
- Formleg áminning eða eftir atvikum uppsögn í undantekningartilfellum fyrirvaralaus brottvikning.
Þegar niðurstaða er sú að ekki hafi verið um einelti, kynbundna áreitni, kynferðislega áreitni eða ofbeldi að ræða skal leggja mat á þörf á því að grípa til úrræða til að bæta samskipti þeirra sem kvörtunin laut að og/eða þörf á frekari stuðningi við þá sem málið laut að.
8. Eftirfylgni
Öllum málum sem fara í formlega málsmeðferð er fylgt eftir með samtölum við málsaðila þar sem metið er hvort úrræði þau sem gripið var til hafi borði árangur. Ef niðurstaðan er sú að úrræðið hafi ekki borið viðeigandi árangur, skal reynt að bæta aðstæður og endurskoða þau úrræði sem valin voru.